→ Ввод архивных данных (создание электронного архива)

    В настоящее время на предприятиях, в организациях, в научных, учебных заведениях и культурных центрах хранится огромное количество бумажных документов, в виде картотек и архивных фондов, содержащих проектную, техническую, нормативную, правовую, производственную документацию, учебную и художественную литературу, исторические и культурные ценности. Основными проблемными вопросами при наличии такого огромного количества документов, даже при условии эффективной системы хранения, является невозможность оперативно осуществлять доступ к требующемуся документу, организовать поиск и сбор статистики по интересующим вопросам, предоставить доступ к информации одновременно нескольким пользователям.

    Сегодня все эти проблемы могут быть решены с помощью преобразования бумажных документов в электронный вид и создания электронного архива.

    Электронный архив - это единое структурированное хранилище документов, которое не заменяет бумажный архив, а функционально его дополняет, позволяя принципиально решать следующие задачи:

• оперативный доступ к имеющимся документам;
• одновременная работа нескольких пользователей с одними и теми же документами;
• разграничение прав доступа к информации;
• быстрый подбор документов по заданному признаку;
• обеспечение доступа к документам территориально удаленных подразделений;
• быстрое создание новых документов на основе имеющихся;
• хранение электронных документов сколь угодно долго без потери качества.

    В настоящее время создание электронных архивов, баз данных, картотек стали необходимыми условиями эффективной работы любого предприятия, организации, учреждения.

    Отдел ввода архивных данных предприятия «ЭТНА-Информационные Технологии» предоставляет качественные услуги по преобразованию и обработке документов, по созданию электронных архивов и баз данных.

НАПРАВЛЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОТДЕЛА

• перевод архивных и других документов с бумажных носителей в электронную форму;
• создание электронных архивов, баз данных, картотек различных документов;
• «залповый ввод» большого числа документов за ограниченное время.

СОСТАВ И СОДЕРЖАНИЕ ОБРАБАТЫВАЕМОЙ ИНФОРМАЦИИ

• проектная, нормативная, правовая и техническая документация;
• документы канцелярии и архива, организационно-распорядительная документация;
• книги, газеты и журналы;
• коммерческие документы;
• учебники, справочники, словари, картотеки и другая информация;
• изображения исторических и культурных ценностей.

МЕТОДЫ РАБОТЫ

• сканирование бумажных документов;
• сохранения изображений в цифровом формате;
• распознавание текста;
• ввод электронных документов;
• верификация и форматирование документов, преобразование их в электронный формат;
• помещение документов в единую базу данных;
• разработка программных средств быстрого поиска в базе данных.

   Нашим заказчикам нет необходимости:

• в привлечении дополнительных материальных средств, на приобретение и освоение программных продуктов и оргтехники, для организации и проведения работ по переводу архивных документов в электронный вид;
• в дополнительном наборе специалистов для обработки документов и создания базы данных;
• в выделении дополнительного времени для производства работ по обработке документов различного вида;
• мы работаем как с физическими, так и с юридическими лицами;
• выполняем заказы любой сложности, любых объемов;
• мы гарантируем конфиденциальность предоставляемой нам информации.

РЕАЛИЗОВАННЫЕ ПРОЕКТЫ

   Наш основной заказчик ОАО «ГАЗПРОМ»:

• создан электронный архив документации по охране труда и нормированию труда;
• переведено в электронный вид более 150000 документов по аттестации рабочих мест для дочерних организаций, создана электронная база данных;
• автоматизированы работы для аттестации рабочих мест по условиям труда и нормированию труда в 16 дочерних обществах;
• реализован программно-аппаратный комплекс, позволивший значительно повысить эффективность работы с архивными данными в подразделениях и дочерних обществах.